Tiedottaminen

[Jenni Linturi]

Tiedotustyö, lyhyt johdatus
Tiedottamisen juuret ovat kaukana. Sanotaan, että kaikki sai alkunsa luolamaalauksista. Esi-isämme halusivat kertoa muille luolan asukeille metsästysonnesta, saalispaikoista, merenkäynnistä, kareista, myrskyistä. Myöhemmin tulivat kivitaulut, papyrukset, paperi, kirjapainotaito, lennätin jne. Perusperiaatteiltaan tiedottamisen idea ei ole muuttunut vuosien ja megabittien saatossa miksikään. Ihminen haluaa kertoa muille jotakin.

Jos periaatteet ovatkin samat meillä ja esi-isillämme, painotukset ovat tietoyhteiskunnassa muuttuneet. Enää ei pyritä tiedottamaan mahdollisimman paljon mahdollisimman monelle, vaan prosessoimaan olennainen tietosisältö usein fokusoidulle yleisölle. Onkin sanottu, että kun tietomäärä kasvaa ja yhä useampi tieto on kaikkien saatavilla, tarvitaan ammattimaisia tiedonprosessoijia. Eli ihmisiä, jotka kertovat muille, mitä on tapahtunut, mihin kannattaa tutustua ja mikä tiedossa on olennaista.

Tiedotuksessa erotetaan toisistaan sisäinen ja ulkoinen viestintä. Sisäinen viestintä tarkoittaa organisaatioviestintää eli sitä, että viestitään organisaation (ilmiön) sisäisistä asioista muille organisaation jäsenille. Sisäisellä tiedotuksella siis huolehditaan tiedonkulusta yhdistyksen toimijoiden keskuudessa. Myös hankkeen sisälle tai sen ympärille rakennettavissa verkostoissa ja työryhmissä tapahtuva tiedottaminen voidaan nähdä osana sisäistä tiedotusta. Sisäisen viestinnän keinoja ovat esimerkiksi suora keskustelu ja vuoropuhelu, tiedotteet, erilaiset kokoukset, toimintakertomukset, raportit sekä puhelin, sähköposti, intranet- ja ekstranet-sivustot.

Ulkoinen viestintä tarkoittaa organisaation asioiden tiedottamista ulkopuolisille jäsenille kuten medialle. Ulkoisella tiedotuksella pyritään tekemään yhdistystä, projektia sekä sen sisältöjä ja tuloksia tunnetuksi yhteistyötahoille ja laajemmalle yleisölle. Tiedotuskanava ja tyyli valitaan sen mukaan, mistä kerrotaan ja kenelle. Kanavan valintaan vaikuttaa suuresti myös se, minkä kokoisella alueella yhdistys toimii. Pienillä paikkakunnilla yksi väline tavoittaa yleensä suurimman osan asukkaista, kun taas tiedonkulku isommilla tai laajemmilla toiminta-alueilla edellyttää useampien kanavien yhtäaikaista käyttämistä.

Pienemmissä organisaatiossa sama henkilö hoitaa sekä sisäistä että ulkoista tiedotusta. Isommissa organisaatioissa tiedottaminen on jaettu useammille henkilöille.

[Jenni Linturi]

Viikkotiedote, kirjoitusopas
Tiedottaminen ei ole romaanin kirjoittamista. Sen tehtävä on sanan mukaisesti tiedottaa mahdollisimman yksinkertaisesti usein monimutkaisista asioista mahdollisimman monelle. Turhia sivulauseita, lauseenvastikkeita ja monimutkaisia rakenteita on hyvä välttää.

Rakenteellisesti tiedotusteksti noudattaa uutisen rakennetta, kärjelleen käännettyä kolmiota, jossa tärkein sisältö tulee ensin. Jos tiedotetta täytyy lyhentää, viimeiset lauseet voi poistaa ilman, että ensimmäiset menettävät merkityksensä.

Tiedotteeseen on hyvä lisätä linkkejä tai muita lähteitä, joiden avulla lukija pääsee alkuperäiselle lähteelle. Kirjoitetuntekstin lisäksi voi käyttää kuvia, videota jne. On hyvä miettiä, mikä tekee omasta tekstistä kiinnostavan lukijalle.

[Kati]

Olisiko näitä tiedottajaopintoja mahdollisuus suorittaa vapaan sivistystyön opintoina? Mahtaisiko näistä olla iloa etäopettajalle :-)?

[Jenni Linturi]

Ilman muuta opinnot on mahdollista suorittaa vapaansivistystyön opintoina. Työ- ilmiössä tiedottajana on nettilukiolainen, mutta ideaalitilanne olisi joukkue, joka koostuisi sekä vapaansivistystyön opiskelijoista että lukiolaisista.

Kati Jordan sanoi:

Olisiko näitä tiedottajaopintoja mahdollisuus suorittaa vapaan sivistystyön opintoina? Mahtaisiko näistä olla iloa etäopettajalle :-)?

[Kati]

Jos minä rohkeana sitten hyppäisin mukaan :-). Mitä pitäisi ensimmäiseksi/seuraavaksi tehdä?

Jenni Linturi sanoi:

Ilman muuta opinnot on mahdollista suorittaa vapaansivistystyön opintoina. Työ- ilmiössä tiedottajana on nettilukiolainen, mutta ideaalitilanne olisi joukkue, joka koostuisi sekä vapaansivistystyön opiskelijoista että lukiolaisista.

Kati Jordan sanoi:

Olisiko näitä tiedottajaopintoja mahdollisuus suorittaa vapaan sivistystyön opintoina? Mahtaisiko näistä olla iloa etäopettajalle :-)?

[Jenni Linturi]

Ensimmäinen tehtävä on tiedotussuunnitelman laatiminen yhdessä nettilukiolaisen Eeva Laakson kanssa. Eeva on luvannut tehdä joka viikko viikkotiedotteen kurssin tapahtumista sekä yhden laajemman haastattelu/raporttijutun eli hoidella sisäistä viestintää.

Kysymyksiä tiedotussuunnitelmaa varten:

Missä "viikkokirje" julkaistaan? Kenelle se lähetetään? Mitkä ovat sellaisia sidosryhmiä, joita ilmiön tapahtumat kiinnostavat? Millaiset asiat heitä kiinnostavat?

Viikkokirjeen rakenne, muoto, pituus? Kuvaa, videota, tekstiä? Mitkä ovat sellaisia tapahtumia, jotka on syytä nostaa esille viestinnässä? Voiko niitä ennakoida?

Mille ulkopuolisille ryhmille ilmiöstä tiedotetaan? Miten ulkopuolisille ryhmille tiedotetaan ilmiöstä? Mikä on aikataulu?

Lähetän samat kysymykset Eevalle, ja jos saan luvan, laitan vastaukset google docsiin, jossa suunnitelmaa voidaan hioa prosessikirjoittamalla.

Kati Jordan sanoi:

Olisiko näitä tiedottajaopintoja mahdollisuus suorittaa vapaan sivistystyön opintoina? Mahtaisiko näistä olla iloa etäopettajalle :-)?

[Kati]

Erinomaista :-). Saadaanko me Eevan kanssa oikeudet siis tuohon GoogleDocsiin, missä lähdetään asiaa työstämään?

Jenni Linturi sanoi:

Ensimmäinen tehtävä on tiedotussuunnitelman laatiminen yhdessä nettilukiolaisen Eeva Laakson kanssa. Eeva on luvannut tehdä joka viikko viikkotiedotteen kurssin tapahtumista sekä yhden laajemman haastattelu/raporttijutun eli hoidella sisäistä viestintää.

Kysymyksiä tiedotussuunnitelmaa varten:

Missä "viikkokirje" julkaistaan? Kenelle se lähetetään? Mitkä ovat sellaisia sidosryhmiä, joita ilmiön tapahtumat kiinnostavat? Millaiset asiat heitä kiinnostavat?

Viikkokirjeen rakenne, muoto, pituus? Kuvaa, videota, tekstiä? Mitkä ovat sellaisia tapahtumia, jotka on syytä nostaa esille viestinnässä? Voiko niitä ennakoida?

Mille ulkopuolisille ryhmille ilmiöstä tiedotetaan? Miten ulkopuolisille ryhmille tiedotetaan ilmiöstä? Mikä on aikataulu?

Lähetän samat kysymykset Eevalle, ja jos saan luvan, laitan vastaukset google docsiin, jossa suunnitelmaa voidaan hioa prosessikirjoittamalla.

Kati Jordan sanoi:

Olisiko näitä tiedottajaopintoja mahdollisuus suorittaa vapaan sivistystyön opintoina? Mahtaisiko näistä olla iloa etäopettajalle :-)?

[Jenni Linturi]

Tietysti. Siitähän tulee teidän dokkari.

Kati Jordan sanoi:

Erinomaista :-). Saadaanko me Eevan kanssa oikeudet siis tuohon GoogleDocsiin, missä lähdetään asiaa työstämään?

Jenni Linturi sanoi:

Ensimmäinen tehtävä on tiedotussuunnitelman laatiminen yhdessä nettilukiolaisen Eeva Laakson kanssa. Eeva on luvannut tehdä joka viikko viikkotiedotteen kurssin tapahtumista sekä yhden laajemman haastattelu/raporttijutun eli hoidella sisäistä viestintää.

Kysymyksiä tiedotussuunnitelmaa varten:

Missä "viikkokirje" julkaistaan? Kenelle se lähetetään? Mitkä ovat sellaisia sidosryhmiä, joita ilmiön tapahtumat kiinnostavat? Millaiset asiat heitä kiinnostavat?

Viikkokirjeen rakenne, muoto, pituus? Kuvaa, videota, tekstiä? Mitkä ovat sellaisia tapahtumia, jotka on syytä nostaa esille viestinnässä? Voiko niitä ennakoida?

Mille ulkopuolisille ryhmille ilmiöstä tiedotetaan? Miten ulkopuolisille ryhmille tiedotetaan ilmiöstä? Mikä on aikataulu?

Lähetän samat kysymykset Eevalle, ja jos saan luvan, laitan vastaukset google docsiin, jossa suunnitelmaa voidaan hioa prosessikirjoittamalla.

Kati Jordan sanoi:

Olisiko näitä tiedottajaopintoja mahdollisuus suorittaa vapaan sivistystyön opintoina? Mahtaisiko näistä olla iloa etäopettajalle :-)?

[Kati]

Minä olen kamalan hätäinen ja kaikki pitää vääntää rautalangasta :-). Mutta siis varmistelen vielä, että teetkö sinä jonkin pohjan GoogleDocsiin ja jaat sen sitten meille vai teemmekö me sellaisen alusta asti itse? (Opettajat on opiskelijoina aika rasittavia... ;-))

Jenni Linturi sanoi:

Tietysti. Siitähän tulee teidän dokkari.
Kati Jordan sanoi:

Erinomaista :-). Saadaanko me Eevan kanssa oikeudet siis tuohon GoogleDocsiin, missä lähdetään asiaa työstämään?

[Kati]

Jatkan tässä hankalan opiskelijan roolissa... Pitäisikö minun ilmoittautua myös Muikussa johonkin?

[Jenni Linturi]

En osaa sanoa vielä, mutta selvitän asian.

Kati Jordan sanoi:

Jatkan tässä hankalan opiskelijan roolissa... Pitäisikö minun ilmoittautua myös Muikussa johonkin?

[Kati]

Pisteet Jennille :-). Minusta on erinomainen tapa, että vastaa jotain, myös näihin nettikysymyksiin, vaikkapa juuri näin, että selvittelee asiaa.

Jenni Linturi sanoi:

En osaa sanoa vielä, mutta selvitän asian.

[Jenni Linturi]

Tässä Hannun vastaus Katille:

Ei tarvitse. Riittää kun saadaan nimet kirjoihin.

Eli ei tarvitse.

Kati Jordan sanoi:

Pisteet Jennille :-). Minusta on erinomainen tapa, että vastaa jotain, myös näihin nettikysymyksiin, vaikkapa juuri näin, että selvittelee asiaa.

Jenni Linturi sanoi:

En osaa sanoa vielä, mutta selvitän asian.